La Barcolana è terminata da tre giorni e le tracce in città di questo grande evento non sono ancora del tutto scomparse. Quest’anno ha festeggiato la cinquantesima edizione e mai prima si è visto tanto pubblico sulle Rive, tra gli stand del “Villaggio Barcolana”, sul Carso per assistere alla regata dall’alto… e in mare: le barche iscritte sono state quasi 2.700!
Tantissimi anche gli eventi collaterali nei dieci giorni precedenti, con centinaia di appuntamenti in calendario. E tra concerti, laboratori, visite guidate, mostre, escursioni, aperture straordinarie, presentazioni, incontri… c’ero anch’io! Il mio trekking urbano sulle tracce della Bora è infatti entrato nel programma ufficiale.
Come ho fatto e in che modo mi sono organizzata per la gestione delle prenotazioni? Condivido il mio backstage e un po’ di consigli che immagino possano essere utili anche a te, nel caso avessi un’opportunità simile (te lo auguro!).
Barcolana chiama
E io subito rispondo! A luglio gli organizzatori degli eventi culturali hanno pubblicato una call aperta a chiunque volesse candidare la propria proposta. Non ci ho pensato due volte: ho subito compilato il form per partecipare e non nascondo di aver avuto una certa tremarella al dito che ha premuto “invio”. Il progetto della Guida della Bora è stato davvero tanti anni chiuso in un cassetto prima che lo potessi realizzare e tra “i miei vorrei” c’era anche la partecipazione alla Barcolana, la regata più grande del mondo! La proposta è piaciuta ed è stata inclusa nel calendario, stampato innonvogliosaperequantemilacopie e sul sito.
Ecco, diciamo che non potevo scegliere occasione migliore per farmi accomodare in modo molto deciso fuori dalla mia comoda comfort zone.
Il mio consiglio: tieniti informata, stai all’erta e segui le fonti dirette di organizzatori di eventi e istituzioni. Spesso le opportunità si fanno cogliere se ti trovi al posto giusto nel momento giusto. Io finchè non l’ho vista passare sul mio news feed di Facebook nemmeno sapevo ci sarebbe stata una call, nè mi stavo chiedendo se e come realizzare il mio “vorrei storico” questo ottobre (e chi ci pensava alla Barcolana a luglio?).
Consiglio numero due: provarci sempre!
Aspetti pratici: le prenotazioni
La Barcolana si tiene la seconda domenica di ottobre ma gli eventi e le iniziative che le ruotano attorno partono già due settimane – dieci giorni prima. Ho proposto due date, entrambe nel weekend. Una la settimana precedente la regata e una due giorni prima, nei giorni di massimo afflusso. Ho scelto di mettere il numero chiuso e di avere un massimo di 10 persone per gruppo, con prenotazione obbligatoria. Prevedendo di riceverle in un lasso di tempo molto concentrato e a ridosso delle giornate fissate, ho scelto di automatizzare il più possibile il processo e mi sono affidata a Eventbrite, che avevo già usato ma come utente, e non come organizzatrice di un evento.
Forse lo hai già usato anche tu qualche volta senza esserne consapevole, o comunque se non lo conosci già, Eventbrite è la più grande piattaforma del mondo per la gestione di eventi. Offre il servizio gratuito se l’evento è gratuito, mentre trattiene una piccola fee fissa più una percentuale per ogni biglietto venduto (che può essere addebitata ai partecipanti); sono previsti diversi piani tariffari a seconda delle funzionalità.
Come funziona Eventbrite e cosa ho fatto
Avevo già un account come utente e per questo non ho dovuto seguire particolari procedure. Sono entrata per la prima volta nella sezione che consente di gestire gli eventi e da lì ho creato la “pagina” dedicata alle mie proposte per Barcolana50. I miei avevano le stesse caratteristiche nelle due date quindi, come avviene per gli eventi ricorrenti su Facebook, ho dovuto inserire tutte le informazioni una sola volta, impostando sul calendario i rispettivi giorni e orari.
Se vuoi sapere di più su come funziona clicca qui. (no, non è un link affiliato!)
Le funzionalità che ho molto apprezzato
- La sezione FAQ preimpostata che ho usato per rispondere alle domande più probabili e dare tutte le informazioni possibili da subito prevenendo mail e altri contatti per richiederle
- La possibilità di personalizzare il messaggio di conferma e la mail che le persone ricevono una volta prenotato
- La mail inviata in automatico a tutti i partecipanti come reminder 48 ore prima dell’evento
- Le notifiche via mail a me per ogni prenotazione ricevuta, per monitorarne l’andamento
- L’attivazione della lista d’attesa una volta esauriti i posti
- La possibilità di personalizzare il link alla pagina del mio evento: https://trekking-bora.eventbrite.it che ho fatto pubblicare sul sito e diffuso tramite tutti i miei canali e social
- L’integrazione di Eventbrite con l’evento sulla mia pagina Facebook: oltre che sulla piattaforma, gli aspiranti partecipanti potevano registrarsi direttamente anche da lì
- L’attenzione di Eventbrite per il personal branding: la pagina dell’evento è un vera e propria landing page, con tanto di spazio per la bio, foto, icone con link al mio sito, ai contatti e ai canali social
Com’è andata?
Benissimo! Ho fatto il tutto esaurito con lunghe liste d’attesa. Le richieste di informazioni che ho ricevuto sono state davvero minime, e solo da chi aveva saputo del mio trekking urbano su fonti che non riportavano il link di Eventbrite. Hanno poi comunque prenotato sulla piattaforma.
Quello che migliorerò la prossima volta: le informazioni dettagliate sul luogo dell’appuntamento erano comunicate sulla mail inviata in automatico subito dopo la prenotazione; ma – si sa e ne ho avuto la conferma – non tutti si prendono la briga di leggere, e così due persone mi hanno contattata a 20 minuti dalla partenza della passeggiata chiedendomi dove fosse l’appuntamento. La prossima volta cercherò senz’altro di metterle più in evidenza!
Quali sono gli strumenti che usi tu per le prenotazioni online? Vieni a condividerli sul gruppo Facebook!
Ritorna invece sul blog per la seconda parte di questo post: nella prossima ti racconterò il backstage di quello che ho fatto per promuovere gli eventi.