Sopravvivere a un grande evento seconda parte! Nell’ultimo post ti ho raccontato dello strumento che ho usato per gestire le prenotazioni online per le due giornate di trekking urbano proposto durante la Barcolana, il più grande appuntamento che si svolge a Trieste.
Se vuoi sapere come promuovere la tua escursione o come vendere online la tua visita guidata, oggi invece ti racconto quello che ho fatto per raggiungere il tutto esaurito. Come ben saprai non basta creare un’offerta per ricevere richieste: non solo non arrivano magicamente, ma serve un bel po’ di lavoro dietro le quinte fatto di strategia, pianificazione, azioni concrete.
Un occhio al calendario
Le date del mio trekking a tema Bora: sabato 6 e venerdì 12 ottobre.
La giornata clou della Barcolana era domenica 14 ottobre, il giorno della regata.
Gli eventi collaterali della manifestazione iniziano due settimane prima. Il calendario di mostre, visite guidate, concerti, presentazioni, laboratori, il “villaggio” con espositori, incontri è molto fitto per tutti i giorni dell’intero periodo; tante le iniziative che si sovrappongono e si svolgono nello stesso momento.
Quanto tempo prima mi sono attivata
Un mese prima, a metà settembre, avevo già iniziato a creare attesa sulla regata e sulle mie passeggiate, sia condividendo notizie, video e articoli da fonti ufficiali, che con post scritti da me.
A metà settembre ho avuto la conferma da parte degli organizzatori che ero entrata nel calendario ufficiale.
Cosa ho fatto
Appena ricevuto il file con il logo da utilizzare ho creato la grafica per la mia promozione.
Ho usato una foto che ho scattato io (per fortuna c’era stato proprio in quei giorni un evento di Bora e ne ho approfittato!) e Canva.
Il 24 settembre ho creato l’evento su Facebook, uno unico con le due date, e ho iniziato a condividerlo sulla pagina della Guida della Bora con post appositi.
Qualche giorno dopo ho creato l’evento anche su Eventbrite e configurato tutte le parti necessarie per una buona gestione delle prenotazioni e della comunicazione con i miei ospiti.
Ho personalizzato l’url e iniziato a condividerlo sui miei social.
Sul sito della Guida della Bora
Nella pagina dei miei servizi, dove abitualmente propongo le mie passeggiate a tema, ho aggiunto contenuti creati appositamente sulle due giornate speciali di trekking urbano. Quelle offerte per la Barcolana, infatti, erano leggermente diverse, con focus sulla Bora e la sua presenza durante la regata. Lo scopo era presentare il sito aggiornato a chi vi approdasse e guidare verso la prenotazione anche dalla mia pagina: ho infatti creato un apposito pulsante che rimandava in un solo click al form di prenotazione su Eventbrite. Ora non è più visibile: appena terminato l’evento ho ripristinato la pagina nella sua versione consueta.
Sul blog di guidabora.it
Ho scritto due articoli sul blog: uno il 24 settembre dedicato alla partecipazione alla Barcolana dove ho pubblicato tutti i link e riferimenti per prenotare e saperne di più. L’obiettivo? quello di portare traffico al sito: l’ho condiviso un paio di volte sui social, alternandolo ad altri post con i link diretti alle prenotazioni. Un obiettivo secondario è stato quello di lasciare sul mio sito un contenuto che mi possa essere utile anche in futuro: sia dal punto di vista SEO per farmi trovare da chi cerca online informazioni sulla regata, che come “archivio” e testimonianza della mia partecipazione a questo evento.
Nel secondo post ho consigliato i luoghi migliori da dove assistere alla partenza della regata. L’obiettivo in questo caso era [è] in funzione SEO: quando l’ho pubblicato le prenotazioni erano già chiuse e non mi serviva spingere l’iscrizione al trekking. Ho pensato invece a contenuti che rimanessero sul sito con le domande più frequenti che si pone chi vuole assistere all’evento principale. Ho quindi immaginato – e fatto ricerche sulle parole chiave – quali contenuti possono essere utili per chi si affida a Goolge… e utili a me, per farmi trovare. Ho condiviso sui miei social anche questo articolo.
Due occhi su dati, report, insights
Durante le tre settimane di apertura delle prenotazioni per le mie due date ho monitorato costantemente i dati sulla visibilità dei post e degli eventi, le persone raggiunte e le interazioni, la copertura, la loro condivisione e il coinvolgimento, i click sui link per iscriversi.
A due giorni dalla chiusura delle iscrizioni, per ciascun evento ho pubblicato un post come reminder comunicando il numero dei pochi posti rimasti. Ho scelto il momento giusto per diffonderli aiutandomi con gli insights e in entrambi i casi ho smosso gli ultimi indecisi: poco tempo dopo averli pubblicati mi sono arrivate le notifiche di nuove prenotazioni che mi hanno consentito di esaurire i posti disponibili. Presto si sono aggiunte anche le notifiche che mi avvisavano dell’iscrizione di diverse persone in lista d’attesa.
Vuoi sbirciare nel mio dietro le quinte? Questo qui sotto è uno degli screenshot con i dati dell’evento pubblicato su Facebook. Indovina un po’?
Esatto: il grafico sale e ha dei picchi proprio in corrispondenza di una mia azione: un post, un link, una nuova call to action. Scende a zero in corrispondenza della data del primo trekking, quando ho smesso di promuoverla e non avevo ancora iniziato a parlare della successiva.
Anche se gli eventi su FB hanno ancora abbastanza visibilità rispetto ai normali post delle Pagine, se non ti dai da fare per promuoverli attivamente non ti porteranno i risultati sperati.
Ho scelto di non investire in inserzioni a pagamento: nessun post è stato sponsorizzato per i miei eventi.
I grafici della visibilità dei post sul blog e sugli altri social hanno un comportamento analogo: maggior traffico e click sui link in corrispondenza di un mio post, una condivisione, una call to action. (Hai mai dato un’occhiata alle statistiche del tuo sito?)
Ancora un po’ di numeri
Quanto lavoro c’è dietro? tutto quello che serve per pensare i testi, trovare e ridimensionare le foto e le immagini, pianificare e programmare i post, rispondere ai commenti e interagire con i followers e gli interessati, rispondere alle mail (per fortuna ne sono arrivate poche, ho cercato di prevenirle il più possibile tra info e FAQ), monitorare il tutto.
Moltiplicato e concretizzato in
Facebook: 12 post tra contenuti miei – foto, condivisioni dei post del mio blog, degli eventi, dei link di Eventbrite – e condivisioni di post di altre fonti (notizie, video, post).
Instagram: 5 post con foto a tema. Per ciascuna ho scritto una didascalia apposita con link per la prenotazione su Eventbrite. Nel periodo di apertura delle iscrizioni anche il link di linktree nella mia bio era personalizzato e rimandava al trekking speciale Barcolana.
Pinterest: 1 post che rimanda alla pagina delle prenotazioni sul sito.
Twitter: 7 tweet con contenuti scritti da me; a questi si aggiungono altri 7 tweet nel mese precedente la regata che ho ritwittato da varie fonti (account ufficiale di Barcolana, account istituzionali, articoli su quotidiani) per creare attesa e interesse. Alcuni dei miei tweet sono stati condivisi da altri utenti.
In tutti i casi, per ogni post, ho sempre usato il mio hashtag dedicato #guidabora e quelli ufficiali dell’evento, come #barcolana #barcolana50 #barcolanaincittà
Ho geolocalizzato i post e inserito una call to action, il link all’evento su Facebook o su Eventbirte, a seconda dei casi.
10 le persone che hanno prenotato per ciascuna delle due giornate (il massimo, i gruppi erano a numero chiuso) e 15 in tutto le persone in lista d’attesa per i due eventi.
Da dove sono arrivati i partecipanti?
Una cosa importante da fare sempre in questi casi è capire come e da dove le persone ti hanno trovata. Buone indicazioni le hai già osservando insights e report degli strumenti che utilizzi, ma a meno di essere molto esperta in fatto di analisi e su aspetti un po’ tecnici, non è semplice capire qual è il percorso che i tuoi ospiti hanno compiuto per arrivare a te.
Quando attivi più canali come in questo caso (e come è buona prassi fare sempre), anche se le persone stesse possono non ricordare la strada che hanno compiuto, è comunque utile chiedere “come hai saputo del trekking?”. Io l’ho fatto ogni volta e ho avuto conferma che la maggior parte mi ha trovata su Facebook; solo una piccola parte dal programma ufficiale di Barcolana (online o in carta e inchiostro). Quest’ultimo dato mi ha un po’ sorpresa: me ne aspettavo di più. Ma mi ha resa molto soddisfatta confermandomi che avevo lavorato bene per promuovermi.
Una ragazza mi ha detto di avermi trovata facendo ricerche sulla Bora su Google: ne sono stata davvero felice, perché il sito è online solo da luglio e non l’ho ancora ottimizzato al meglio in chiave SEO. Anche questo mi ha dato una piccola conferma che il lavoro fatto fino a oggi è buono!
Com’è andato il trekking?
Davvero bene! I partecipanti erano molto interessati e curiosi, hanno partecipato facendo parecchie domande e anche condividendo esperienze personali e aneddoti se avevano già conosciuto la Bora.
Anche questo è un indicatore di una buona comunicazione: significa che quanto descritto nella presentazione dell’attività era chiaro e ha soddisfatto le aspettative di chi l’ha scelta.
Dopo la visita guidata…
Il mio lavoro non è finito dopo essermi congedata dai due gruppi! Nei giorni successivi ho scritto una mail personale a ciascun partecipante ringraziandolo e invitandolo a iscriversi alla newsletter, che ho voluto attivare in tempo prima della Barcolana. Ci tengo a rispettare quanto previsto dal GDPR in fatto di privacy: in questo modo ho ottenuto l’autorizzazione a contattare in futuro le persone davvero interessate.
Ho mandato una mail personalizzata anche a tutte le persone che erano in lista d’attesa, ringraziandole per il loro interesse e dando loro i miei riferimenti sperando in occasioni future per accompagnarli alla scoperta della Bora.
E per finire: la valutazione
Qualche giorno dopo la conclusione dell’evento, a mente fredda (e lucida, perché sono state giornate impegnative!) ho dedicato del tempo ad analizzare tutto il lavoro svolto.
In pratica, tutta la raccolta dei dati e la loro analisi che hai appena finito di leggere e che ho deciso di condividere con te!
Spero ti sia utile per capire “perché i tuoi social non funzionano” o “per quale motivo non ottieni prenotazioni dal tuo sito e dai tuoi canali online” e ti dia qualche spunto su come procedere da oggi in poi.
Vorresti farmi una domanda? ti aspetto sul gruppo Facebook, sarò felice di risponderti.
Contattami per capire come posso esserti utile e come potremmo lavorare insieme!