Cos’è il Business Plan per la Guida freelance e a cosa serve
Il Business Plan per una Guida freelance è quel documento che fa la differenza tra l’ansia del navigare a vista e la serenità di avere il controllo del tuo timone, di conoscere la rotta e, in tempo di tempesta, sapere come ricalcolarla.
Il Business Plan è anche quello strumento che più di tutti gli altri ti aiuta a sviluppare una mentalità imprenditoriale e a cambiare in meglio il tuo approccio al lavoro.
Soprattutto se sei agli inizi, il Business Plan è quel documento che contiene tutto ciò che è importante per definire il tuo progetto. Chiarisce il modo in cui svolgi il tuo lavoro ed è lo strumento di controllo della tua attività: ti fornisce la rotta di navigazione per raggiungere i tuoi obiettivi.
Decisamente indispensabile per chi gestisce una cooperativa, un’associazione o svolge il proprio lavoro in forma di attività commerciale.
Ti servono altri consigli per partire da zero? non perdere anche questo articolo con l’ABC.
Quando fare il Business Plan
Il momento migliore per farlo? Di solito quando pianifichi l’anno, ma nella situazione in cui ci troviamo adesso… il momento migliore è oggi (sì! sono ottimista!): perché se anche avevi già fatto piani, la pausa forzata e le conseguenze che la pandemia avrà sul turismo, anche a medio-lungo termine, sicuramente ti costringe a rivedere tutto.
L’ideale sarebbe pensarlo per un periodo di 3 anni, da suddividere con le previsioni, i piani e gli obiettivi da raggiungere ogni 12 mesi. E poi ancora, per ogni anno, stabilendo gli obiettivi per ogni mese e come raggiungerli. È il documento da rivedere periodicamente per verificare come stanno andando le cose.
Quando nel post “Come far ripartire le visite guidate” ti invito a fare bene i conti pensando alle tariffe e a valutare cosa e quanto è per te sostenibile, mi riferisco proprio a questo: avere un piano economico finanziario per la tua attività.
Come fare il Business Plan: la parte descrittiva
È composto da una parte discorsiva che descrive i tuoi obiettivi, le strategie, i servizi che offri e le vendite, i tuoi clienti, le attività di marketing e promozione. Comprende la situazione del mercato in cui operi, parla della concorrenza, delle opportunità e delle “minacce”, dei tuoi punti di forza e di ciò che ti distingue dagli altri; analizza e dimostra la fattibilità del tuo progetto.
In questa parte descrittiva rientrano molti di tutti gli elementi che identifichi lavorando su di te andando a fondo sul tuo Personal Branding.
Risponde in modo concreto a domande come
- Qual è il mio obiettivo professionale per l’anno 20xx?
- Quali servizi, escursioni, visite guidate, laboratori ecc. voglio proporre?
- A che tipo di clienti mi rivolgo e con quale tipo di servizio pensato per quelle persone?
- Qual è il mio posizionamento sul mercato?
- Quanto posso far pagare ai clienti cui mi rivolgo? come posso far percepire il valore della mia offerta e comunicare le tariffe?
- Per raggiungere quel tipo di cliente disposto a pagare quella tariffa, quali sono le strategie e le azioni di marketing che adotterò?
- Come voglio promuovermi? Su quali canali?
Come fare il Business Plan: la parte economico finanziaria
La seconda parte è quella dei numeri, non si scappa! Scrivere nero su bianco le cifre e fare un po’ di conti è fondamentale per capire se le previsioni sono realizzabili, e come. E se non lo fossero, i calcoli ti consentono di capire in tempo cosa non può funzionare, ma soprattutto dove è necessario ripensare i tuoi piani: la programmazione, infatti, ti aiuta anche a verificare quanto sei vicino agli obiettivi e ad agire di conseguenza, soprattutto se le previsioni si discostano molto dalla realtà.
Dà anche preziose indicazioni per quanto riguarda la promozione da fare: se vedi che non arrivano prenotazioni per una certa proposta puoi intensificare le tue azioni di marketing per spingere di più la vendita.
Per redigere la parte del Business Plan che raccoglie tutte le preziose informazioni sugli aspetti economici del tuo lavoro le domande da farti sono
- Qual è il mio obiettivo economico per l’anno 20xx? In pratica: quanto voglio fatturare?
- Quanti servizi devo vendere nell’anno 20xx per raggiungere la cifra che voglio fatturare? e quindi, qual è la tariffa (o quali, se hai differenziato la tua offerta) che devo applicare per arrivare a quel fatturato?
- Quanto devo fatturare ogni mese?
Per esempio, se il tuo obiettivo è arrivare a 1000 alla fine del mese… lo raggiungerai con un unico favoloso incarico che ti viene pagato 1000 euro in un giorno, oppure accompagnando 10 gruppi che ti pagheranno 100 euro per la tua prestazione? - Quali sono le spese, i tuoi costi fissi (come commercialista, assicurazione, quote associative, abbonamenti, dominio del sito, ecc…) e variabili (benzina e spostamenti, telefono, pasti, ecc…), gli investimenti (per esempio la formazione e le consulenze), i prestiti e finanziamenti, le tasse, i contributi, la fiscalità e tutte le altre voci da considerare per fare una previsione di quanto effettivamente ti rimane in tasca alla fine dell’anno?
- La cifra che rimane è sostenibile per te, le tue necessità quotidiane, il tuo stile di vita? Ti consente di mettere da parte dei risparmi? di andare in vacanza? e se arrivassero degli imprevisti, saresti in grado di affrontarli?
In pratica, il Business Plan serve per fare i conti con un’approssimazione sufficiente per sapere come impostare la tua attività e la tua presenza sul mercato per non fallire e andare in rosso, meglio ancora se per crescere!
È anche quello strumento che ti permette di avere il controllo della situazione: non ti piacerebbe stare meno con il fiato sospeso fino al fatidico momento in cui il commercialista ti comunica l’importo delle tasse da pagare? Il Business Plan non può dirti in anticipo la cifra esatta, ma è un buon supporto per avere consapevolezza di entrate e uscite e ti fornisce una stima di come potrà andare. Per questo può aiutarti a prevenire l’ansia di non riuscire a far fronte all’esborso. Non male, vero?
Che aspetto ha il Business Plan: risorse utili
I “duri e puri” non rinunciano a fogli di calcolo in Excel più o meno complessi, ma se la tua realtà è molto più semplice del bilancio di una multinazionale, anche un documento discorsivo e una tabella minimal in Word può svolgere alla grande la sua funzione. L’importante è che il Business Plan lo faccia e che lo scriva pensando a tutti gli elementi necessari! e soprattutto, che lo curi monitorandolo regolarmente.
Non c’è purtroppo un modello universale valido per tutti: come puoi ben immaginare ognuno ha una storia a sé, un diverso regime fiscale, differenti necessità, strategie, modalità di lavoro.
Se cerchi la sicurezza di una tabella Excel per la parte dei numeri, ti invito a usare quella di Alessandra Farabegoli: la trovi nel suo post (dal titolo che adoro e sottoscrivo dalla prima all’ultima parola) “Vita da freelance: fai i conti invece di lamentarti“. Nell’articolo trovi il link da dove puoi scaricare il file che può essere lo schema da seguire.
C’è anche il suo video del Freelancecamp che aiuta a capire ancora meglio perchè è importante fare “i conti della serva”:
Clicca sull’immagine per vedere il video!
Freelance e aziende
Un altro video da vedere è anche quello di Anna Busa, che lavora nel settore culturale, turistico, museale e che affronta il tema del Business Plan per freelance dal punto di vista delle aziende.
Contiene molti consigli, spunti e istruzioni per l’uso: lo trovi cliccando qui.
Il libro
Un ebook che ti consiglio per fare amicizia con il Business Plan presentato in modo leggero e chiaro è “Chi ha paura del Business Plan” di Francesca Marano, ed. Zandegù. Pensato per i freelance, fa molti esempi concreti: rende ben accessibile il tema anche a chi è convinto che tenere i conti e affrontare le questioni pratiche della propria attività sia una tortura da evitare il più possibile.
L’approccio creativo
Per un altro approccio molto più creativo e parecchio alternativo ti suggerisco “The right brain Business Plan” di Jennifer Lee. Iscrivendoti alla sua newsletter ricevi un kit di schede molto colorate e fumettose che ti aiutano a mettere insieme i pezzi indispensabili del tuo piano, come fosse un collage o uno scrapbook.
Un aiuto in più: la check-list
Ho raccolto in una mini guida in pdf la check-list con le domande da farti e le informazioni più importanti per creare il tuo Business Plan. La puoi scaricare liberamente cliccando sull’immagine qui sotto. Se pensi sia utile a qualche collega condividila pure, ricordandoti di citare il mio nome! Grazie!